Phenquestions
Организирането на срещи на екипи е трудна задача, особено когато организаторът установи, че няма подходящо време, когато всеки може да се срещне. Проблемът обаче може да бъде сведен до минимум чрез Outlook нововъведена функция, наречена Предложи ново време. Потребителите, работещи с настолни версии на Microsoft Outlook, може да са запознати с тази функция. Това е функция, която позволява на присъстващите да проверят кога всички, включително и самите те, са безплатни, така че срещата може да бъде организирана лесно и без много неприятности от организатора.
Всичко, което участниците трябва да направят, е да откажат учтиво предложеното време за среща и да предложат друго подходящо време, което организаторът на срещата да обмисли. След това организаторът може да приеме най-доброто предложение за ново време и бързо да насрочи срещата.
Как работи функцията „Предложи ново време“ в Outlook
Първо, организаторът на събрание изпраща заявка до всички присъстващи. След получаване на заявката за събрание татендетата могат да намерят различни опции (Предварително, Отхвърляне и Предлагане на ново време), изброени до обичайния бутон „Приемам“ в раздела „Поща“.
Ако има конфликт по предложеното време за срещата. Участникът може просто да щракне върху бутона Предложи ново време или на поканата, или на самото събитие в календара.
Когато приключи, той открива 3 възможности за избор:
- Приемете и предложите ново време
- Предварително и предлагайте ново време
- Отклонете и предложите ново време.
След като изберете една от трите опции за Предлагане на ново време, се отваря рационализиран изглед на асистента за планиране.
Там можете да попълните подходящи подробности и да натиснете бутона „OK“. Действието незабавно показва ново имейл съобщение, автоматично адресиращо се до организатора, с новото предложение за време. Получавате и опциите за добавяне на получатели, в допълнение към органайзера.
Когато организаторът на събранието получи имейл от участник, който предлага ново време, в поканата се появява известие, указващо, че е предложено ново време за покана за среща, изпратена по-рано.
Ако организаторът възприема предложените промени, той редактира събитието. Асистентът за планиране там му позволява да вижда текущото време на срещата заедно с всички нови предложения за време, които получава от всички присъстващи.
Това му опростява задачата да намери, сравнява опциите и да избира тази, която работи най-добре за всички.
След като бъде избран нов график за срещата, организаторът може да изпрати актуализирана покана до всички присъстващи.
Източник.
