Съвети за Microsoft Excel за спестяване на време и работа по-бързо

Microsoft Excel е чудесен инструмент, който върши вашата досадна работа по лесен начин. Независимо дали става въпрос за повтарящи се задачи или управление на данните по чист начин, Excel го прави добре. Има много функции на Excel, които повечето от нас не знаят. Познаването на тези скрити съвети и функции ни помага да завършим работата си по-бързо и да спестим много време. Днес ще ви съобщя някои Съвети за Excel за да спестите време и да завършите работата си по-бързо на вашия компютър с Windows.

Съвети на Excel за спестяване на време

Може да се сблъскаме с малки проблеми като създаване на множество редове в една клетка или отпечатване на множество работни листове върху една хартия. Ние следваме различни техники, за да направим това, което може да не е толкова ефективно, колкото бихме искали. Тази статия ще ви даде информация как да изпълнявате такива задачи лесно, за да спестите време, така че да можете да завършите работата си по-бързо.

1. Множество линии в клетка

Докато попълваме листа на Excel, понякога трябва да имаме много информация в една клетка. Например, ако искате да напишете адреса в клетка, той трябва да е на няколко реда в клетка. След това, ако натиснете „Enter” бутон, контролата се премества в следващата клетка, но това не е това, което искаме. Натиснете Alt + Enter за да преместите курсора на следващия ред на същата клетка. Това би било спасителят за наличието на множество линии в една клетка.

2. Добавете стойности на клетките бързо

Ако искате да добавите стойности или средната стойност на множество стойности на клетки, тогава няма нужда да използвате формулата. За да свършите тези основни неща, изберете клетката, натиснете „CtrlИ изберете клетките, които искате. В лентата на състоянието, която е в долната част на листа на Excel, можете да намерите изчислените суми, средни и други стойности. Ако искате да видите други стойности, просто щракнете с десния бутон върху лентата на състоянието и изберете стойността, която искате да видите.

Можете да добавяте стойности като Минимален, Максимален, Цифров брой (избрани клетки, съдържащи числовите стойности) и много други подобни.

3. Създайте шаблони за диаграми, които да използвате повторно

Създаването на същия вид диаграма, отново и отново, е повтаряща се работа. Например, ако искате да създадете диаграма за данни за продажбите за целия месец, по-добре е да създадете шаблон на диаграмата и да използвате същия шаблон всеки път, когато искате да използвате диаграмата. За да създадете и използвате повторно шаблона на диаграмата, следвайте тези стъпки.

• Изберете необходимите данни и поставете диаграмата по редовен начин.
• Форматирайте го, както искате. Добавете или премахнете решетъчни линии, етикет с данни, линии на тенденции и всичко, както искате.
• След като форматирате диаграмата, както искате, изберете диаграмата и кликнете върху „Запазване като шаблон“ под раздела Дизайн.
• Сега запазете диаграмата с „.ctrx ”разширение. Местоположението по подразбиране за запазване на шаблона на диаграмата е C: \ Потребители \ Потребителско име \ AppData \ Роуминг \ Microsoft \ Templates \ Charts и запазете шаблона на диаграмата на това място. Ако е необходимо, можете дори да изберете вашата дестинация.
• Сега, за да използвате повторно шаблона на диаграмата, изберете най-новите данни и преминете към „вмъкването“, в раздела „Графики“ отидете на „Oдруги класации ” и "Всички типове диаграми ”. Щракнете Шаблони и изберете шаблона, който искате. Това създава диаграма за последните избрани данни.

Използвайки шаблона на диаграмата, спестявате много време и няма нужда да създавате диаграмата, както искате от самото начало.

4. Създайте диаграма от различни стойности на клетките

Можем да създадем диаграма от стойности на клетки, които не са съседни. Тъй като вече знаем това, можем да изберем стойности, присъстващи в различни клетки, като задържим Ctrl ключ, след това по същия начин изберете стойности, които не са съседните клетки и след това поставете диаграмата. Например, ако имате заглавия в първата колона и стойности в четвъртата колона, задръжте клавиша Ctrl и изберете първата колона и четвъртата колона, след което поставете диаграмата.

5. Използвайте имена във формули, за да разберете лесно

Да имаш име винаги е лесно да се разпознае. По същия начин да имате име на определена клетка или диапазон от данни и да го използвате във формули е лесно да разберете добре формулата. Например комисионната * B5 е лесна за разбиране от C2 * B5. За целта изберете клетката или диапазона от данни и в раздела „Формули“ кликнете върху Определете име. Той иска да въведете името и да проверите референтните клетки, преди да въведете името и щракнете върху „Ok“.

Кажете, че съм създал името „Комисия“, като съм избрал определена клетка, след това когато използвам Комисионна * B5, той се отнася до стойността на клетката, която е наречена Комисия.

Прочети: Използвайте най-добре полето за име в Excel.

Забележка: Името трябва да започва с знак и може също да започва с долна черта. Не трябва да започва с число и не трябва да има интервали.

Всички създадени имена могат да се видят от полето за имена. Кликнете върху падащата стрелка в полето за име и тя показва списъка със създадени имена. Изберете името и то ще ви отведе конкретния регион или област в работния лист.

Това са някои от съветите на Microsoft Excel за спестяване на време и ви помага да изпълнявате задачите си лесно и бързо. Ако имате какво да добавите, моля, споделете с нас чрез коментари.

Още трикове за спестяване на време в Excel, разширени съвети за Excel и някои съвети за Excel Online тук.