Функции на Microsoft Access, съвети и инструкции за начинаещи

Microsoft Office е най-популярният офис пакет за производителност и защо не би трябвало да бъде? Microsoft от време на време подобрява Office и сега предлага всичко, което бихме искали. От първото издание Microsoft Office винаги е впечатлявал потребителите. Сега Microsoft Office работи на почти всеки компютър, базиран на Windows - и дори на Mac.

Microsoft Office е колекция от много приложения в него - като Word, PowerPoint, Excel и т.н. Това са най-широко използваните приложения на Office и сред тях всички Microsoft Access е относително по-малко използван. Мнозина дори не се притесняват да видят какво представлява, предполагайки, че това може да е за професионалисти, а не за тях.

Всъщност това не е вярно. MS Access е друго многофункционално приложение като Word или Excel и е лесно за използване. В този пост ще ви разкажа за Microsoft Access, неговите функции и използване на съвети, така че да се надявате да можете да го използвате доста лесно.

Microsoft Access

Microsoft Access е основно система за управление на бази данни и има външния вид и усещането на други продукти на Microsoft Office, включително нейното оформление и навигационни аспекти. Системата за управление на база данни не означава, че трябва да знаете за SQL Server, за да я използвате. Всичко в Access се базира на GUI и може лесно да се използва, като щракнете върху съответните бутони, за да извършите желаните действия.

Защо да използвате Microsoft Access

Помислете, че управлявате бизнес, продавате неща, купувате неща и управлявате служители. Нуждаете се от инструмент за управление, за да управлявате нещата в нашия офис и не знаете за SQL или RDMS приложения. MS Access се вписва тук; тя ви предоставя система за бази данни за настолни компютри, точно като друга RDBMS. MS Access не изисква конфигурация и специални процедури за настройка, за да започнете.

Как да използвам Microsoft Access

1. Стартирайте MS Access и ето какво ще видите. На главния екран се предлагат множество шаблони, всеки шаблон е идеално проектиран за специфична употреба и имайки предвид всички изисквания.
2. Изберете всеки шаблон и щракнете върху „изтегляне“, за да изтеглите схемите на базата данни на вашето устройство. В този случай ще избера шаблон „ученик“, който е за училищна цел и доста лесно управлява всички подробности за ученика.
3. Сега екранът е разделен на три секции. В лявата част има всички таблици, отчети и формуляри. Горната средна част има основните контроли и централната част в изходната секция.
4. Щракнете върху „Нов студент“ и изскача форма с всички общи полета. Нов студент може да бъде добавен чрез попълване на формуляра и запазване на формуляра чрез натискане на клавишите CTL + S.
5. Всички отчети, като общия брой студенти, ученици по секции, запис на посещаемост и информация за контакт, могат да се видят от раздела за отчети вляво.

По същия начин има шаблони за:

• Активи: който се занимава с продукти, с които дадена компания търгува
• Контакти: Управлява данните за контакт на хора или служители.
• Проблеми: Управлява оплакванията и проблемите на клиентите.
• Събития: Организира събития и техните подробности.
• Маркетингови проекти: За маркетинг и продажби.
• Проекти: Управлява задания и фирмени проекти.
• Факултет: Това е шаблон за управление на служители.
• Ученик: За целите на администрацията на училище и колеж и т.н.

Създаване на база данни с празен достъп

Microsoft Access ви дава опции за изграждане на база данни от нулата. Започва с дефиниране на таблици, атрибути и задаване на правила за тези таблици. Можете да създадете макроси или програмируеми модули, които да се използват. Можете да зададете каквито и да е ограничения върху тези таблици, било то първичен ключ, външен ключ и Not NULL.

Това беше само преглед на Microsoft Access. Налични са множество функции, които могат да ви помогнат да създадете персонализирана база данни, да съхранявате данни и да управлявате данните по възможно най-простия начин. С помощта на Microsoft Access за бързо разработване на приложения можете да намалите разходите си, MS Access е база данни за много потребители; в смисъл, че от самото начало Access е проектиран да работи в мрежа.

Microsoft казва, че най-новата версия ще поддържа 255 едновременни потребители. Разширените функции на MS Access включват споделяне на базата данни на Access с множество програми и експортиране на базата данни в други файлови формати.

Прочетете следващата: Как да импортирам данни от Microsoft Access в Microsoft Excel.